定義
本ポリシーで使用する主な用語の定義は以下のとおりです。実務上の事例を示すことで、定義の適用範囲を具体的に理解できるよう配慮しています。
- 個人データとは、特定の個人を識別できる情報を指します。例：氏名、連絡先、住居に関する希望条件、身分証明書情報など、物件契約や現地案内で取得する情報が含まれます。
- 処理とは、個人データの収集、保存、検索、利用、第三者提供、消去などの一切の取扱いを指します。ケースとしては、内覧日程調整のための連絡先保存や、過去の相談履歴の分析による提案作成が該当します。
- ユーザーとは、当社のウェブサイトやコンサルティングサービスを利用する個人を指します。事例：物件探し相談を行った方、内覧に参加した方、見積もり依頼をした方などです。
- サービスとは、LuxHubHomesが提供する物件の選定、現地案内、交渉サポート、資産診断などを含みます。各サービスにおけるデータ利用ケースを明示して適切な処理を行います。
- クッキーとは、ウェブブラウザに保存される小さなデータで、サイト利用情報の記録や利便性向上に用います。例として、閲覧履歴を基にした推薦プロパティの提示が挙げられます。
収集する情報
当社はサービス提供に必要な範囲で、ユーザーからの提供情報と自動的に取得される情報を収集します。以下に収集項目と、実務上の使用例を示します。
ユーザーが提供する情報
ユーザーがフォームやメール、対面で提供する情報。物件選定や契約交渉のために必要となるケースを中心に記載します。
- 氏名、連絡先（電話番号、メールアドレス）、住所等の識別情報
- 希望条件（エリア、間取り、予算、入居時期）、ライフスタイルに関する情報
- 本人確認書類の写しや身分証明に必要な情報（契約時の確認手続き）
- 物件内覧の履歴、面談記録、評価コメント（提案の改善に利用）
- 支払情報および請求関連情報（見積り・契約のために必要な範囲）
- アンケートやフィードバック、カスタマーサポートでのやり取りの記録
自動的に収集される情報
ウェブサイト利用時やサービス利用過程で自動的に取得される情報です。分析やサービス改善、セキュリティ確保のために利用します。
- IPアドレス、端末情報、ブラウザ種類などの技術的情報
- クッキーや類似技術により収集される閲覧履歴や利用ログ
- アクセス日時、滞在時間、ページ遷移などの利用状況
- 位置情報（精度は限定的）、地理的な利用傾向の解析に使用
- エラーログやパフォーマンス測定のための診断情報
- LuxHubHomesでは、自動化された処理によるデータ利用を具体的な事例と運用シナリオを通じて明示します。ケース1（多忙な単身プロフェッショナル）では、検索キーワード、閲覧履歴、希望エリア、通勤時間の設定を用いてマッチングスコアを算出し、候補物件の優先表示や内覧スケジュール提案に活用します。ケース2（ペットのいる家族）では、物件の設備情報と利用者の条件を突合し、ペット可物件の絞り込みと類似物件の提示に利用します。実務的には、アクセスログの集計、匿名化された利用傾向の分析、画像メタデータの自動分類などが含まれ、これらは担当コンサルタントによる最終確認を前提とした意思決定支援を目的としています。自動処理による判断に異議がある場合や人的介入を求める場合は、[email protected] または郵送での申請（〒061-3108 北海道石狩市浜益区実田1丁目12番地、事業者ID: 5796189897349）により対応します。データの保存期間は原則として取得日から24か月程度とし、法令や個別の同意に基づき異なる場合があります。最終更新日: 11-05-2026。
第三者から取得する情報
外部パートナーや公開情報、第三者サービスから取得する場合の例を示します。事例に基づく提供範囲を明記しています。
- 提携不動産会社や管理会社からの物件情報および活動履歴
- 決済サービス提供者からの支払確認情報（契約処理に必要な範囲）
- 外部の信用調査や本人確認代行サービスから得られる確認結果
利用目的
収集したデータは、明確な目的のもとで必要最小限に利用します。以下は主な利用目的と、実際の業務における適用例です。
- 物件提案、検索およびマッチングのための利用（希望条件に基づく候補提示）
- 内覧日程調整、契約手続き、契約後のサポートに関する連絡
- 決済や請求処理、会計処理のための利用
- サービス改善および利用分析（サイトの利便性向上や事例分析）
- 不正行為の検知、防止およびセキュリティ対策
- 法令に基づく対応や公的機関からの要請への対応
- マーケティング情報の提供（ユーザーが同意した場合に限定）
- 合併、事業譲渡等の際に必要となる情報の引継ぎ
法的根拠（適用がある場合）
当社は、適用される法令や契約上の必要性に基づき個人データを処理します。以下は主要な処理に対する法的根拠の例です。
- 契約の履行のため（物件案内、契約手続き等）
- ユーザーの同意に基づく処理（マーケティング、オプトイン機能）
- 法的義務への対応（税務、法令遵守のための保存）
- 当社の正当なメリットに基づく処理（サービス品質の維持、詐欺防止）
欧州一般データ保護規則（GDPR）に関する事項
EU域内のデータ主体に適用される場合、GDPRに沿った権利と手続きに対応します。具体的な権利行使の手順をケース別に示します。
- アクセス権：保有する個人データの開示請求に応じます。
- 訂正権：誤った情報の修正を申請できます。
- 消去権（忘れられる権利）：法的制限の範囲内で削除の申請に対応します。
- 処理の制限と異議申立て：特定の処理に対する異議を申し立てる手続きがあります。
- データポータビリティ：構造化された機械可読な形式での提供を検討します。
- 同意撤回の権利：マーケティング等で得た同意はいつでも撤回できます。
クッキー（Cookie）に関する方針
当社はウェブサイトの利便性向上や分析のためにクッキーを利用します。事例を交えて種類と用途を説明します。
技術的に必要なクッキー（ログイン維持等）、パフォーマンス解析用クッキー、ターゲティングや広告配信に用いるクッキーなどを利用します。例：閲覧履歴に基づく類似物件の表示。
必須クッキー（機能性）、分析クッキー（利用状況の計測）、広告クッキー（パーソナライズ）に分類されます。
ブラウザ設定からクッキーの受け入れ・拒否を行えます。拡張例として、拒否した場合は一部機能（自動推奨など）が利用できなくなる可能性がありますが、基本的な閲覧は可能です。
クッキーポリシーの詳細を見る
第三者提供および共有
業務遂行や法令対応のために必要な範囲で第三者と情報を共有します。共有の目的と事例を明確にしています。
- 物件管理会社、売主、共同仲介会社との情報共有（内覧調整、契約手続き）
- 決済代行事業者や会計事務所への支払情報の提供（契約締結のため）
- 外部のITサービス提供者（ホスティング、分析ツール）へのアクセス権付与
- 法令により開示が必要な場合の行政機関等への提供
- 合併・事業譲渡等の企業再編に伴う情報の引継ぎ
- 匿名化した統計データとしての外部提供（個人を特定できない形での利用）
国際的なデータ移転
業務上必要な場合、データを日本国外に移転することがあります。移転先では異なる法制度が適用されるため、移転に際して適切な保護措置を講じます。
移転時には契約上の標準契約条項や適切な技術的・組織的安全対策を実施します。事例として、データ処理委託先との締結済みの機密保持契約や暗号化を挙げます。
保有期間
個人データは、目的達成に必要な期間のみ保有し、その後適切に削除または匿名化します。具体的な保管期間と実務上の判断基準を示します。
アカウント情報は、アカウントが有効である限り保有します。休眠アカウントの場合は一定期間後に通知し、削除手続きを案内します。
サポートや相談の記録は、解決から一定期間（通常は最長で事例に応じた期間）保管し、将来の対応品質向上のために利用します。
システムログや監査ログは、セキュリティ保持と不正調査のために一定期間保管します。保管期間は法令や内部規定に基づき設定します。
削除依頼があった場合、法令または合理的な運用上の制約がない限り速やかに対応します。契約関係や法令での保存義務がある情報は別途管理します。
安全管理措置
当社は個人データの漏えい、滅失、毀損を防止するために技術的・組織的措置を講じます。具体的な事例と運用手順を定め、定期的に見直します。
- 通信の暗号化（TLS等）およびデータベースのアクセス制御
- 社内でのアクセス権限定、ログ管理、定期的な監査
- 従業員に対する個人情報保護教育と秘密保持契約の締結
利用者の権利
利用者は自己の個人データに対して一定の権利を有します。以下に権利の種類と行使方法、実際の対応手順の例を記載します。
- 開示請求：当社が保持する個人データの開示を求めることができます。
- 訂正請求：不正確な情報の修正を申請できます。
- 削除請求：法的制約の範囲内で削除を求めることができます。
- 処理制限の請求：特定の処理の制限を求める場合の手続きがあります。
- データポータビリティの請求：提供されたデータの提供を求めることができます（技術的に可能な範囲で対応）。
- 異議申立て：当社の正当なメリットに基づく処理に対して異議を申し立てることができます。
- 同意の撤回：同意に基づく処理については撤回が可能です（撤回は将来の処理に影響し、既存の契約関係には影響しない場合があります）。
- 権利行使方法：行使を希望する場合は、メール（[email protected]）または郵送にてご連絡ください。所在地：〒061-3108 北海道石狩市浜益区実田1丁目12番地。電話での一次対応：+817092868877。対応には本人確認を要します。
個人情報に関する権利の行使について
LuxHubHomesでは、お客様が自らの個人情報にアクセス、訂正、削除、処理の制限、異議申し立て、データポータビリティを求める権利を認めています。具体的な請求は、下記の連絡先へ必要事項（氏名、連絡先、要求の種類と詳細）を明記してご提出ください。提出例や手続きフローはケース別に案内し、実際の書式例や必要書類のサンプルを提示します。
[email protected]
受領後、通常は30日以内に初期対応を行い、進捗や結果を文書でご報告します。複雑な要求や第三者確認が必要な場合は追加の情報提供を求め、最大で60日程度の対応期間を想定しています。実務上の事例や処理シナリオを示しながら、透明性を持って対応します。
マーケティングとプロモーションに関する選択
LuxHubHomesは、メールや電話、ニュースレターを通じて物件情報やサービス案内を配信します。配信内容はお客様の関心領域や過去の照会履歴に基づきパーソナライズされます。ケーススタディとして、貢献用物件を検討されたお客様には関連市場レポート、転居準備のお客様には地域別チェックリストを優先的にお届けしています。
配信停止を希望される場合、受信メール内の「配信停止」リンク、または当社への直接連絡によりいつでも停止できます。実践的な手順書と操作スクリーンショットを提供し、解除後の確認方法や連絡が途絶えないための注意点も合わせて案内します。
子どもの情報保護について
未成年者の個人情報は特別な配慮のもとで取り扱います。18歳未満の方から意図的に提供された個人情報については、保護者または法定代理人の同意を確認する手順を適用します。実務ケースとして、学生向け短期レンタルの問合せでは保護者同意の取得方法と必要書類例を提示します。
第三者リンクと外部サービスについて
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